Savais-tu que pour opérer légalement une société par actions (une entreprise incorporée), il ne suffit pas de remplir une déclaration au Registraire des entreprises ou de Corporations Canada? En soi, l’incorporation consiste à créer une entité juridique distincte et autonome, il est donc nécessaire de compléter certaines formalités administratives et légales afin d’exploiter votre entreprise en toute conformité.
Voici un article de blogue qui explique un peu plus l’arrière-scène de mon cabinet et de ma pratique privée pour que tu puisses connaître le processus juridique de création d’une société. Ainsi, en tant qu'avocate en droit des affaires, voici comment je procède, étape par étape, lorsque j’incorpore les entreprises de mes clients.
Étape 1 : Le nom de l’entreprise.
À cette étape, mon rôle est de conseiller mon client et d'effectuer les vérifications diligentes afin de m'assurer que le nom choisi respecte les lois. Par exemple, le nom choisi ne doit pas porter à confusion avec un nom d'entreprise déjà existant. Je fais donc des recherches afin de vérifier si le nom choisi par mon client existe déjà, et s’il existe, je détermine s’il est possible de modifier d’une quelconque manière le nom initialement déterminé ou s’il est préférable d’en sélectionner un autre.
Étape 2 : La compétence.
Le client doit ensuite déterminer s’il désire incorporer son entreprise au fédéral ou au provincial. Puisque le choix de la compétence est important, car c’est ce choix qui fixe le fonctionnement de l’entreprise et les règles qui lui seront applicables, mon rôle à cette étape est de présenter au client les différences de compétence et le conseiller pour l’aider dans ce choix.
Étape 3 : Le formulaire d’incorporation.
Vous le savez, le temps à la disposition d’un entrepreneur est précieux, et le mien aussi! Eh oui! Par conséquent, je transmets à mon client un formulaire à compléter, au moment qui lui conviendra le mieux, afin de remplir les informations dont j’ai besoin pour compléter l’incorporation de son entreprise, que ce soit au niveau du Registraire du Québec ou de Corporations Canada (en fonction de son choix à l'étape précédente).
Étape 4 : Le capital-actions.
Je crée et rédige un capital-actions pour l’entreprise de mon client. Le capital-actions contient différentes catégories d'actions au bénéfice de la société et actionnaires de l'entreprise de mon client. Cette étape est complétée avant de produire la documentation (voir étape suivante) puisque les statuts de constitution incluent le capital-actions de l’entreprise.
Étape 5 : La documentation.
À cette étape, je produis les statuts de constitution de l’entreprise et sa déclaration initiale. Une fois ces documents complétés, je dois acquitter les frais d’incorporation du REQ ou de Corporations Canada.
Étape 6 : Le livre des minutes et l’organisation interne de la société.
Une fois la société incorporée, c’est-à-dire après avoir reçu le certificat de constitution de l’entreprise, j'envoi le NEQ au client pour qu'il puisse ouvrir le compte bancaire de son entreprise.
Je procède à la création du livre des minutes en complétant tous les documents légaux que celui-ci doit contenir et en rédigeant les résolutions d'organisation juridique de la société.
Au niveau de l’organisation juridique de la société, je dois notamment procéder à la nomination des administrateurs afin de composer le conseil d'administration de la société. Ce sont les administrateurs qui posent les actes nécessaires au fonctionnement de la société et prennent les décisions.
Étape 7 : Émission des actions.
Après avoir créé le capital-actions et complété l’organisation juridique, je dois émettre les actions aux actionnaires de l'entreprise, et ce, en conformité avec la loi et en rédigeant les résolutions appropriées à insérer au livre des minutes de la société.
Étape 8 : Convention entre actionnaires.
S’il y a plusieurs actionnaires dans l’entreprise et si mon client me confie ce mandat, je procède à la rédaction d’une convention entre actionnaires qui sera également insérée au livre des minutes de la société.
Étape 9 : Envoi du livre des minutes.
Une fois terminé, je transmets le livre des minutes complété à mon client. Le livre des minutes contient également une feuille explicative sur les prochaines étapes à remplir et les obligations qui incombent maintenant à la nouvelle entreprise incorporée. Je ne laisse pas mon client dans le néant, je l'informe et l'accompagne dans les prochaines étapes et pour la tenue à jour de son livre des minutes.
J'ai même créé un système de rappel pour lui rappeler, chaque année, son obligation de faire sa mise à jour légale annuelle de sa société.
Étape 10 : Inscription aux fichiers de taxes.
Si mon client a décidé de prendre mon service d’inscription aux fichiers de taxes en supplément de son service d’incorporation, je procède à l’inscription et lui transfère ces numéros de TPS/TVQ une fois reçus par Revenu Québec.
Conclusion
Une fois toutes ces étapes complétées, la société est opérante et possède de solides assises juridiques pour démarrer ou continuer ses activités commerciales avec tranquillité d'esprit! C’est ce que j’offre lorsque j’incorpore la société d’un client. Un service complet, clé en main! Pour plus d’informations ou pour t'incorporer, je t'invite à me contacter ICI.