L’étape de choisir son nom d’entreprise représente souvent un casse-tête pour les entrepreneurs. Lourd de conséquences, ce choix ne doit pas être laissé au hasard et comporte plusieurs aspects légaux en prendre en considération.
Que vous désiriez éventuellement vous incorporer au provincial ou au fédéral, le nom choisi pour votre entreprise servira à vous identifier légalement auprès de vos clients.
La recherche préliminaire
La toute première considération avant d’arrêter son choix sur un nom d’entreprise québécoise est de vérifier la disponibilité de celui-ci. Il peut être pertinent, par exemple, de s’assurer que le nom de domaine est disponible et de regarder sur les moteurs de recherche les résultats associés au nom que vous aimeriez prendre.
Suite à ces vérifications, la seconde chose à faire est de consulter les bases de données gouvernementales pour s’assurer que votre nom d’entreprise est libre. Cette étape est souvent délaissée par les entrepreneurs qui s’étonnent une fois que le Registraire des entreprises du Québec (REQ) ou que Corporation Canada refuse la demande d’incorporation en raison de la non-disponibilité du nom. Ainsi, un nom qui est déjà utilisé par une société existante ne peut être choisi, même si vous l’utilisiez déjà dans vos activités en tant que travailleur autonome.
Le REQ considère que le nom d’une entreprise est identique à celui d’une autre malgré qu’il comporte, afin de la distinguer : un signe de ponctuation (1, ? . () [] ;), un déterminant (au, de, du, des, le, la, un, une, mon, ma, ton, ta, son, mes, tes, notre, nos, etc.), une préposition (à, avec, dans, par, pour, sans, etc.), une orthographe différente mais avec la même prononciation (phonétique), une syntaxe différente, une particule différente (voir la section suivante), une abréviation (télé au lieu de télévision), un nombre en chiffre arabes ou romains ayant la même valeur, ni un mot sans caractère déterminant (entreprise, compagnie, société, personne morale, association, ou une abréviation de ces termes).
Les types de noms d’entreprise
1. Le nom constitutif
Le nom constitutif de l’entreprise est son nom légal. De ce fait, une entreprise a un seul nom constitutif, mais peut avoir plusieurs « autres noms » (voir la section suivante). Le nom constitutif était également désigné, autrefois, comme « dénomination sociale ».
Le nom constitutif de l’entreprise figure sur les statuts constitutifs d’une société par actions et doit être inscrit sur ses documents légaux (contrats et factures, par exemple). Il peut s’agit d’un nom personnalisé (par exemple : CABINET JURIDIQUE JENNIFER GUAY INC.) ou d’une désignation numérique attribuée par le REQ (par exemple : 1234-5678 QUÉBEC INC.).
2. Les autres noms
Communément appelé « nom d’emprunt », une entreprise peut s’identifier, au Québec, sous un ou plusieurs autres noms, distinct de son nom constitutif. Si elle choisit plusieurs noms d’emprunt, elle peut les utiliser simultanément dans ses activités courantes commerciales. Toutefois, une entreprise n’est pas obligée d’avoir un nom d’emprunt et peut s’identifier uniquement par son nom constitutif.
Le critère à retenir si vous désirez déclarer un nom d’emprunt au REQ est l’usage. Ainsi, dès que vous utilisez un autre nom que votre nom constitutif ou que vous êtes en voie de l’utiliser dans le cadre de vos activités, ce nom d’emprunt doit être déclaré au registraire.
Les composantes du nom constitutif
Si vous désirez choisir un nom personnalisé pour votre entreprise au lieu d’une désignation numérique, celui-ci est généralement composé de 3 éléments :
1) Une partie générique
Il s’agit d’un mot ou d’un groupe de mots servant à désigner l’entreprise, ses services ou ses produits de façon générale. La partie générique peut désigner, par exemple, un lieu (BOUTIQUE, RESTAURANT, etc.), une profession (AVOCAT, COIFFEUR, etc.), un produit (AUTOMOBILES, VÊTEMENTS POUR HOMMES, etc.), une activité ou un service (ASSURANCE, LOCATION, etc.).
2) Une partie spécifique
Cette partie est composée d’un mot ou d’un groupe de mots qui sert à distinguer l’entreprise d’une autre. Un spécifique peut être un acronyme, un patronyme (TREMBLAY ET LESSARD), un toponyme (LÉVIS, QUÉBEC, etc.), un mot fabriqué (AXANGLE, AB4S, etc.), un mot, un groupe de mots (LES PETITES MAINS), ou un amalgame de spécifique (AB4S QUÉBEC).
3) Une particule
La particule désigne la forme juridique de l’entreprise.
Par exemple : « CABINET JURIDIQUE JENNIFER GUAY INC. » indique à mes clients que mon cabinet est une société par actions (INC pour ‘’incorporer’’). Un nom suivi de la particule S.E.N.C. désigne une société en nom collectif.
Ainsi, dans « CABINET JURIDIQUE JENNIFER GUAY INC. » :
CABINET JURIDIQUE est la partie générique;
JENNIFER GUAY est la partie spécifique;
INC est la particule de mon nom constitutif.
Les exigences légales
Au Québec, le nom d’une entreprise doit respecter la Charte de la langue française et, par conséquent, doit être en français. Il s’agit d’un préalable pour que le nom constitutif choisi soit accepté et que la société par actions soit constituée (incorporée) par le REQ.
Les règles de conformité à la Charte de la langue française réfèrent à certaines notions linguistiques dans le choix du nom d’entreprise.
1) La syntaxe française
Par exemple, bien que le mot « RESTAURANT » ait la même orthographe en français et en anglais, la position de celui-ci indiquera si le nom de l’entreprise est en français et est donc conforme.
Conforme : RESTAURANT SUSHI
Non conforme : SUSHI RESTAURANT
2) L’orthographe française
La langue française a une accentuation qui lui est propre.
Conforme : MÉDIA
Non conforme : MEDIA
3) La phonétique
Le nom doit avoir une phonétique française et non anglaise.
Conforme : KLÉ AN FOLIE (phonétique française puisqu’il se prononce clé en folie)
Non conforme : B2B (puisque, phonétiquement, il se prononce en anglais be-to-be)
Les exigences de la Charte de la langue française n’empêchent toutefois pas une entreprise de choisir un nom formé, exclusivement, d’un mot inventé, d’un assemblage de chiffres et de lettres ou des deux. Également, sous certaines conditions, le nom d’entreprise peut contenir un mot ou une expression d’une autre langue.
4) Règles concernant le générique
La partie générique du nom d’entreprise doit être en français et aucun symbole ne peut remplacer une lettre composant le générique. Également, il est interdit d’inclure un second générique dans une autre langue que le français.
Conforme : ANIMAUX EN FOLIES
Non conforme : ANIM@UX EN FOLIES
Conforme : LE RESTAURANT ITALIEN FRANCESO
Non conforme : LE RESTAURANT FRANCESCO ITALIAN
5) Règles concernant le spécifique
Un nom d’entreprise peut être composé uniquement d’un spécifique si celui-ci est formé :
a) d’un patronyme (JENNIFER GUAY);
b) d’un amalgame de lettres ou de lettres et de chiffres (B1B2);
c) d’un acronyme, d’un mot, d’un mot composé de syllabes ou d’une expression de la langue française (COMPAGNONS FÉLINS);
d) d’un acronyme, d’un mot, d’un mot composé de syllabes ou d’une expression pouvant appartenir à la langue française, ainsi qu’à une autre langue (ATTBUS);
6) L’interaction entre le générique et le spécifique
La présence d’un générique français est obligatoire si le spécifique est dans une autre langue et que le spécifique est un sigle, un acronyme, un mot, un mot fabriqué ou une expression.
Conforme : GRAPHISME DOLPHIN
Non conforme : DOLPHIN
Le générique doit être écrit tel qu’il figure dans un dictionnaire de langue française, c’est-à-dire qu’il ne peut pas être formé d’un sigle, d’un acronyme ou d’une abréviation.
Conforme : NETTOYAGE DE VITRE CLEAN NET
Non conforme : N.V. CLEAN NET
Généralement, le générique est placé devant le spécifique. Cependant, si le spécifique est dans une autre langue que le français, et que le générique a une signification dans plusieurs langues de par son orthographe, le générique doit obligatoirement être placé devant.
Conforme : TRANSPORT BLUEGASS
Non conforme : BLUEGASS TRANSPORT
Les interdits
1) Le nom d’entreprise choisi ne doit pas contenir ce que la loi appelle une « expression réservée à autrui » ni un mot dont l’usage est interdit.
Effectivement, plusieurs lois québécoises contiennent des mentions réservant l’usage de certaines expressions et de certains mots à des groupes en particulier. Pensons par exemple aux ordres professionnels ou à la PLACE DES ARTS qui est réservée à la véritable Place des arts.
2) Le nom choisi ne doit pas être obscène, scandaleux, ni immoral.
3) Le nom d’entreprise ne doit pas laisser croire, faussement, que l’entreprise est un organisme sans but lucratif (OBNL/OSBL), afin de ne pas induire en erreur la population.
4) Le nom constitutif ne doit pas être identique à un nom utilisé par une autre entreprise.
5) Le nom choisi ne doit pas laisser croire, faussement, que l’entreprise est une autorité publique ou qu’elle y est liée.
Conclusion
Le processus de décision et de vérification du nom d’entreprise est assez complexe, c’est pourquoi il est plus prudent de consulter une professionnelle. Ainsi, il faut tout d’abord s’assurer que le nom choisi est disponible et ensuite, s’assurer qu’il respecte les critères légaux.
Mon cabinet est là pour vous conseiller et vous informer sur les possibilités de votre nom d’entreprise. Contactez-moi!