Écrit en collaboration avec Julie Dufour, présidente de Julie Dufour Signature Inc.
Julie Dufour, ma technicienne comptable, et moi-même avons décidé de développer une nouvelle collaboration : l’ajout du Service d’inscription aux taxes et déclarations à mon service de Démarrage d’entreprise.
Dans certains cas, l’enregistrement aux taxes (TPS/TVQ) est une obligation. Pour d’autres, il s’agit d’une option. Devriez-vous, oui ou non, vous inscrire aux fichiers de la TPS/TVQ? Vous trouverez, dans cet article, les conseils légaux d’une avocate et les conseils pratiques d’une technicienne comptable.
Inscription obligatoire
Vous devez obligatoirement vous inscrire aux fichiers de la TPS/TVQ si vous êtes dans l’une de ces situations :
Le total de vos fournitures taxables excède 30 000 $ au cours d’un trimestre civil (3 mois) ou pour l’ensemble des quatre derniers trimestres civils;
Votre entreprise en est une de taxi ou de limousine;
Vous ne résidez pas dans la province de Québec et vous percevez des droits d’entrée pour des activités/événements qui ont lieu au Québec directement du public.
Il y a certaines exclusions. Les fiducies personnelles et les sociétés de personnes (si tous les associés sont des particuliers) ne peuvent s’inscrire aux taxes s’ils exploitent une entreprise sans attente raisonnable de profit ou s’ils offrent des produits/services exonérés de taxes (pensons par exemple aux services dentaires ou aux services de santé).
Aussi, si vous êtes un « petit fournisseur », c’est-à-dire que vos fournitures taxables (y compris les fournitures détaxées) n’excèdent pas 30 000 $ au cours d’un trimestre civil donné ou pour l’ensemble des quatre trimestres civils précédents (les trimestres civils sont : janvier à mars, avril à juin, juillet à septembre et octobre à décembre), vous n’êtes pas tenu de vous inscrire aux fichiers de la TPS/TVQ.
Les fournitures sont des biens ou des services auxquels la TPS et la TVQ s’appliquent dans le cadre d’une activité commerciale.
Comment calculer le seuil de 30 000 $?
Voici un exemple concret : si votre entreprise a encaissé plus de 30 000 $ entre le 1er juillet 2019 et le 30 juin 2020, vous êtes tenu de vous inscrire aux taxes. Il est important ici de faire la distinction entre une année civile et les quatre trimestres.
Afin de vous aider dans le calcul du seuil obligatoire, n’hésitez pas à contacter Julie.
Inscription facultative
Un travailleur autonome ou une petite entreprise peut s’inscrire à tout moment aux fichiers de la TPS/TVQ sans attendre de dépasser le seuil de 30 000 $. En tant qu’avocate, je conseille toujours à mes clients de s’inscrire aux taxes le plus tôt possible sans attendre d’atteindre la limite du 30 000 $. Pourquoi? Parce que vous devrez vérifier, chaque trimestre, si vous avez dépassé le seuil et faire le calcul pour les quatre trimestres précédents. Vous devrez donc être vigilant et bien calculer le tout. Une inscription aux taxes dès les débuts de votre entreprise vous épargne ces vérifications régulières et vous évite bien des questionnements.
Facturer les taxes sur vos produits ou services vous donne également une certaine crédibilité aux yeux de vos clients. Effectivement, le seuil d’inscription aux taxes est bien connu dans le milieu des affaires. Le fait de ne pas y être inscrit comme entreprise indique donc à vos clients que vous avez un chiffre d’affaires inférieur à 30 000 $. Pour certains, ce n’est pas important, alors que pour d’autres, cela pourrait nuire à votre crédibilité.
Par ailleurs, le fait d’être inscrit aux taxes vous permet de réclamer le remboursement des taxes payées lors de l’achat de biens/produits ou de services pour votre entreprise (fournitures de bureau, ordinateur, honoraires d’avocat, etc.). C’est ce qu’on appelle le « crédit de taxes sur les intrants ». Il est particulièrement pertinent de s’y inscrire si vous avez beaucoup de dépenses dans le cadre de vos activités commerciales.
Enfin, vos clients n’auront pas la surprise de voir apparaître subitement sur leur facture l’ajout des taxes, alors qu’ils étaient habitués à payer vos biens ou services sans taxes (on joue sur la psychologie des chiffres ici).
Les ‘’inconvénients’’
Une fois inscrit, vous devrez facturer les taxes à vos clients. Inévitablement, vos factures vont donc augmenter. Julie vous conseille d’ouvrir un autre compte bancaire pour y déposer les taxes facturées et perçues. Ainsi, vous ne serez pas pris au dépourvu au moment du versement de ces taxes à Revenu Québec. D’ailleurs, Quickbooks, le logiciel comptable de prédilection de Julie, a un onglet dédié aux taxes qui permet de bien suivre où vous en êtes rendu et ainsi bien planifier votre paiement à venir.
Concernant les déclarations de taxes, vous devrez choisir de les produire mensuellement, aux trois mois ou annuellement.
Votre déclaration de taxes tient compte des services facturés, et non des services payés. Par conséquent, si vous facturez un client le 15 juin pour 500 $, vous devrez payer le montant des taxes facturées sur ce 500 $, et ce, même si vous n’avez toujours pas été payé par ce client au moment de produire votre déclaration. L’inconvénient réside donc dans le fait de prévoir des liquidités supplémentaires pour prévenir cette situation. Finalement, si ce client ne paie jamais votre facture, vous pourrez faire une correction sur un rapport de taxes ultérieur.
Si vous avez une entreprise incorporée (société par actions), vous devez savoir qu’à titre d’administrateur, vous êtes personnellement responsable des remises de taxes en cas de défaut de votre entreprise de les payer.
Inscription aux taxes : les modalités
Le Service d’inscription aux taxes et déclarations que j’offre au sein de mon cabinet par l’entremise de Julie, ma technicienne comptable, est dorénavant ajouté à mon service de Constitution d’entreprise. Il suffit de remplir le formulaire « Inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ » que je fourni par courriel afin de procéder à votre inscription.
Suite à votre inscription, vous devrez produire vos déclarations de TPS et de TVQ, de façon mensuelle, trimestrielle ou annuelle (selon votre choix préalable à cet effet). JDS inc. offre également ce service, et c’est d’ailleurs Julie qui s’occupe de produire mes déclarations de taxes en tant que technicienne comptable au sein de mon cabinet! Je suis très satisfaite de ce service et c’est pourquoi j’ai proposé à Julie cette collaboration!
Une fois vos numéros de taxes en mains, vous devez impérativement indiquer ces numéros sur toutes vos factures et facturer les taxes sur vos produits et services taxables.
Pour aider JDS inc. dans vos déclarations, certains logiciels de facturation comme Quickbooks permettent facilement d’ajouter les taxes sur vos factures et facilitent grandement le travail de Julie au moment de produire vos rapports de taxes.
Conclusion
Julie et moi espérons vous avoir éclairé sur l’inscription aux taxes. Si vous désirez en discuter plus amplement avec une avocate en droit des affaires et avec une experte dans le milieu, n’hésitez pas à me contacter, vous pouvez également contacter Julie Dufour Signature.