Depuis le 31 mars 2023, les entreprises enregistrées au Registraire des entreprises du Québec (REQ) ont de nouvelles obligations. En effet, la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises a introduit de nouvelles dispositions concernent toutes les formes d’entreprise, y compris les entreprises individuelles, les organismes sans but lucratif (OSBL), les sociétés en nom collectif (SENC) et les sociétés par actions (INC).
Pourquoi des nouvelles obligations ?
Ces nouvelles obligations contribuent à renforcer l’intégrité et la confiance dans le système d’enregistrement des entreprises au Québec. Les changements apportés à la loi visent à fournir des informations plus complètes et précises sur les entreprises qui opèrent au Québec. Ces nouvelles informations incluent notamment l’identité des actionnaires, c’est-à-dire les personnes physiques qui ont un contrôle direct ou indirect sur l’entreprise, ainsi que les administrateurs et les dirigeants de l’entreprise. Elles permettent de mieux comprendre qui détient le contrôle d’une entreprise et qui est responsable de sa gestion, ce qui peut aider à prévenir la fraude et les comportements illégaux. En plus, ces modifications aident à améliorer la gouvernance d’entreprise en favorisant une plus grande transparence et une meilleure responsabilisation des administrateurs et des dirigeants.
C'est pour quand ?
A) Si ton entreprise n'a pas encore été créée au REQ: tu devras te conformer à ces nouvelles obligations lors de la création de ton entreprise au REQ.
B) Si ton entreprise existe déjà et est inscrite au REQ : tu dois déclarer ces nouvelles informations au plus tard lors de la production de ta prochaine déclaration de mise à jour annuelle.
Qu’est-ce que ça signifie ?
Eh bien, si par exemple ta déclaration de mise à jour annuelle est due en décembre 2023, on pourra déclarer ces nouvelles informations lors du dépôt de la déclaration de mise à jour annuelle en décembre 2023.
Et si on a déjà fait ta déclaration de mise à jour annuelle (avant l'entrée en vigueur de ces nouvelles obligations le 31 mars 2023) et la prochaine est due seulement en février 2024 ? Merveilleux : ça ira à ce moment-là, pas avant !
Quelles sont les nouvelles obligations ?
Au total, 4 nouvelles obligations s’ajoutent à la liste pour les entreprises:
L’obligation de déclarer l’information relative aux bénéficiaires ultimes au REQ ;
L’obligation de déclarer la date de naissance des personnes physiques inscrites au REQ ;
L’obligation de fournir une copie d’une pièce d’identité pour chaque administrateur ;
La possibilité de déclarer une adresse professionnelle pour les personnes physiques inscrites au REQ.
Examinons chaque obligation de plus près !
1. L’obligation de déclarer l’information relative aux bénéficiaires ultimes
Les entreprises doivent maintenant déclarer les informations suivantes concernant les bénéficiaires ultimes : le nom complet, l'adresse résidentielle, la date de naissance, la date de début et date de fin, ainsi que la condition en vertu de laquelle il est devenu bénéficiaire ultime.
Bonne nouvelle, les organismes sans but lucratif (OSBL) sont exemptés de cette obligation !
Pour identifier un bénéficiaire ultime, le REQ a créé un guide pour aider les entreprises. Si tu ne souhaites pas lire un guide de 28 pages (et crois-moi, je te comprends !), tu peux confier au Cabinet ta prochaine déclaration de mise à jour annuelle : nous t'aiderons à te conformer aux nouvelles dispositions sans que tu aies besoin de te casser la tête.
Cette obligation a été mise en place pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme en obligeant les entreprises à divulguer l’identité de ceux qui contrôlent l’entreprise. Cela permettra également de renforcer la transparence et la responsabilité des entreprises, en les obligeant à déclarer les propriétaires réels.
2. L’obligation de déclarer la date de naissance des personnes physiques inscrites au REQ
Toutes les personnes physiques inscrites au REQ doivent déclarer leur date de naissance à des fins de validation d’identité. Je te rassure, la date de naissance ne sera pas accessible au public et les gens ne pourront pas la voir en consultant le registraire des entreprises.
Cette obligation a été mise en place pour permettre aux autorités de mieux vérifier l’identité des personnes physiques impliquées dans les entreprises et d’améliorer la transparence financière.
3. L’obligation de fournir une copie d’une pièce d’identité pour chaque administrateur
Les sociétés par actions (INC.) et les organismes sans but lucratif (OSBL) doivent maintenant fournir une copie d’une pièce d’identité valide pour chaque administrateur.
Comme tu l’as compris, si ton entreprise ne correspond pas à l’une de ces deux structures, tu n’es pas concerné (ex. entreprise individuelle et société en nom collectif) !
La pièce d’identité doit être émise par le gouvernement (ex. passeport, carte d’assurance-maladie, permis de conduire, etc.) et être valide lorsqu’elle est fournie au REQ (c'est-à-dire que ta pièce d'identité n'est pas expirée).
Soit sans crainte : comme pour la date de naissance (obligation #2), la copie de ta pièce d’identité ne pourra pas être consultée par le public en se rendant sur le REQ, c’est uniquement pour que le Registraire valide ton identité, après quoi elle sera ensuite détruite par le REQ. Cette obligation a été mise en place pour renforcer la sécurité et la transparence en permettant aux autorités de vérifier l’identité des administrateurs des entreprises.
4. La possibilité de déclarer une adresse professionnelle pour les personnes physiques inscrites au REQ
Enfin, une obligation qui fera ton affaire! Je t’explique : si n’étais pas chaud à l’idée que ton adresse personnelle apparaisse au registraire des entreprises du Québec (qui peut être consulté par littéralement n’importe qui), ton problème est résolu.
Dès maintenant, tu peux indiquer au REQ que tu ne souhaites pas divulguer ton adresse personnelle et plutôt utiliser ton adresse professionnelle. Cette adresse professionnelle doit être différente de l’adresse personnelle de la personne physique. Cette obligation a été mise en place pour renforcer la confidentialité des personnes impliquées dans les entreprises.
Cependant, lors de ta déclaration annuelle ou lors de la création de ton entreprise, il faudra tout de même déclarer ton adresse personnelle au REQ (toujours à des fins de validité), et indiquer ensuite que tu préfères cacher cette information pour y inscrire plutôt ton adresse professionnelle.
ex. Tu habites au 555, rue Mêle toi de tes affaires (QC) G1G 1G1, et tu loues un bureau ou ton établissement d'affaires est situé au 123, rue Pas besoin d'être confidentielle (QC) H1H 1H1, alors tu pourras indiquer cette dernière adresse au REQ et ton adresse au 555 ne sera pas affichée au public.
ex. Tu habites au 555, rue On peux-tu arrêter les noms poches (QC) H1H 1H1, et que tu travailles de ton domicile, tu devras déclarer cette adresse et celle-ci sera affichée au REQ (donc accessible au public). Il n'est pas possible d'indiquer une case postale malheureusement. Tu peux toutefois louer un bureau dans un centre d'affaires, par exemple, pour utiliser leur adresse.
Puis-je ne pas appliquer ces nouvelles mesures ?
Malheureusement, il n’est pas possible d’y échapper : c’est la loi. D’ailleurs, c'est dangereux d’essayer de la contourner, au risque d’obtenir une pénalité qui peut aller de 500 $ à 25 000 $ (eh oui, ça fait mal !).
Cependant, je te le rappelle, tu as jusqu’à ta prochaine déclaration de mise à jour annuelle pour te conformer à ces nouvelles obligations, alors pas de panique. Aussi, on est là ! Le Cabinet peut s'occuper de ta déclaration afin que ton entreprise se conforme à ces nouvelles obligations.
Conclusion
Les 4 nouvelles obligations imposées aux entreprises enregistrées au Registraire des entreprises du Québec visent à améliorer la transparence des entreprises en fournissant plus d’informations sur les bénéficiaires ultimes et en renforçant la validation d’identité des personnes inscrites au registre. Alors c'est un mal nécessaire!
Bien que ces modifications représentent une charge administrative supplémentaire, elles ont aussi leurs bons côtés : elles renforcent la confiance des investisseurs et des parties prenantes dans les entreprises. Il est important que les entreprises existantes et les nouvelles entreprises se conforment à ces nouvelles dispositions pour éviter toute sanction ou pénalité. Bien sûr, les entreprises peuvent aussi faire appel à des professionnels, tels que leur avocate en droit des affaires, pour les aider à se conformer aux nouvelles obligations en toute confiance ! Écris-nous.