Il faut tout d’abord savoir qu’un employé qui décide de quitter définitivement son emploi auprès de votre entreprise n’a aucune obligation, en vertu de la Loi sur les normes du travail, pour donner un préavis de départ ou un avis de démission. Effectivement, c’est le Code civil du Québec qui prévoit que le travailleur doit vous donner un préavis dans délai raisonnable, sans préciser exactement ce délai. D’où l’importance de prévoir, dans vos contrats de travail, la durée précise pour le préavis que vous demandez à vos employés en cas de démission pour minimiser les conséquences d’un tel départ pour votre entreprise.
Autrement, en tant qu'employeur, quelles sont vos obligations suite à la démission de votre employé?
Les exigences monétaires
À la suite d’une démission, vous devez remettre à votre employé toutes les sommes qui lui sont dues. Ces sommes incluent le salaire, les heures supplémentaires et l’indemnité de vacances (le fameux 4 %, ou 6%).
Le certificat de travail
Si le salarié démissionnaire en fait la demande, vous êtes tenu de lui fournir un certificat de travail faisant état uniquement de la nature de son emploi et de la durée de celui-ci. Ce certificat doit être objectif et décrire l’emploi occupé par le salarié démissionnaire, sans préciser la qualité de son travail ni votre degré d’appréciation à son égard.
Si vous ne lui fournissez pas ce certificat de travail alors que le travailleur en fait la demande, ce dernier pourrait déposer une plainte à la CNESST.
Également, vous n’êtes en aucun moment obligé de fournir une lettre de recommandation au salarié démissionnaire. Vous devez savoir que vous devez obtenir le consentement du salarié avant de donner des informations à son sujet à un employeur potentiel qui vous contacterais.
Attention au congédiement déguisé
Si la démission de votre employé n’est libre et volontaire, il est possible qu’il s’agisse d’un cas de congédiement déguisé (ou démission forcée) si vous forcez une personne à démissionner.
Par exemple, le fait d’apporter des changements significatifs aux conditions de travail d’un employé peut être considéré comme un congédiement déguisé : diminution importante des heures de travail, rétrogradation du poste de l’employé, perte de responsabilités, réaffectation dans un poste moins bien rémunéré, etc.
Pour que de tels changements soient considérés comme un exercice légitime de votre droit de gérance, ceux-ci doivent s’inscrire, par exemple, dans un besoin réel de restructuration ou afin de vous libérer de difficultés financières.
Bonnes pratiques
Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous pouvez transmettre à l’employé démissionnaire une lettre accusant réception de sa démission. Vous pourrez prévoir, dans cette lettre, le point de départ de sa démission et du terme du préavis donné pour éviter tout litige concernant la durée de celui-ci.
Je recommande toujours à mes clients d’inclure, dans cette lettre, un rappel des obligations qui incombent toujours au salarié, malgré sa démission. Effectivement, l’obligation de loyauté et de confidentialité incombe au salarié suivant la cessation de son lien d’emploi auprès de votre entreprise. Également, ce dernier pourrait être lié par des clauses de non-concurrence et de non-sollicitation contenues dans son contrat de travail.
J’en profite également pour rappeler au salarié démissionnaire qu’il doit remettre à son employeur l’ensemble des biens, codes et logiciels mis à sa disposition et lui fait signer une déclaration confirmant la remise de ceux-ci.
Finalement, quant à la conservation des renseignements personnels du travailleur démissionnaire, plusieurs règles s’imposent. Que ce soit les informations recueillies lors du processus d’embauche, le curriculum vitae de l’employé, ses talons de paies, feuilles de temps, documents fiscaux, la lettre de démission, les relevés d’emploi, etc., ces renseignements doivent être conservés pour une période suffisante afin de protéger vos intérêts.
Certaines périodes de conservation sont obligatoires, alors que d’autres sont recommandées :
Dossier de candidature : aucune période obligatoire, mais il est recommandé de conserver ces renseignements pour une durée de 3 ans suivant l’embauche de l’employé;
Registres de paies, feuilles de temps et vacances : période obligatoire de 3 ans suivant la fin de la relation d’emploi;
Documents fiscaux et documents relatifs à l’assurance-emploi : période obligatoire de 6 ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel ils se rapportent;
Pour les autres documents relatifs à l’emploi du salarié démissionnaire (ex. contrat de travail, lettre de démission, etc.) : aucune période obligatoire, mais il est recommandé de les conserver un minimum de 3 ans suivant la fin d’emploi.
Conclusion
Dans la gestion quotidienne de votre entreprise, il peut arriver que vous ayez à gérer les démissions de vos salariés. Comme nous l’avons vu en début d’article, le Code civil du Québec prévoit uniquement que l’employé désirant démissionner doit vous donner un délai de congé raisonnable. Il est donc primordial de venir préciser cette durée dans un contrat de travail, et de rédiger une lettre de rappel d’obligations suivant l’annonce de la démission de votre employé. Pour vous assister dans le processus de démission de votre employé, écrivez-moi!