Toutes mes félicitations! Si vous lisez cet article, c’est sans doute que vous êtes rendu à l’étape de votre entreprise où vous allez engager votre tout premier employé. WOW!
Vous êtes certainement fébrile et excité à cette nouvelle perspective, mais attention, il y a plusieurs étapes à compléter avant d’accueillir votre premier employé. Regardons ça ensemble!
Le contrat de travail, c’est non négociable!
Un contrat de travail intervient dès que vous embauchez une personne pour travailler pour votre entreprise. Il s’agit d’une entente contractuelle où le salarié s’engage, contre rémunération, à effectuer des tâches pour un employeur (votre entreprise).
Le contrat de travail permet, entre autres, de fixer la rémunération, les divers avantages sociaux, les tâches et responsabilités de l’employé, les conditions de travail et bien plus encore. Il s’agit d’un document important pour vous protéger de certains agissements de vos employés. Effectivement, de cette façon, les obligations de chacun sont clairement établies au moyen d’un contrat clair et sans ambiguïté.
Alors on contacte son Avocate en droit du travail avant l’entrée en fonction de son employé pour faire rédiger son contrat de travail qu’il devra signer dès sa première journée. En vous adressant au Cabinet pour votre contrat de travail, celui-ci sera rédigé de manière à ce qu’il soit réutilisable pour vos futurs employés, en apportant, bien entendu, les modifications appropriées.
Le harcèlement au travail, pas le choix d’y penser…
Effectivement, depuis le 1er janvier 2019, chaque employeur au Québec doit obligatoirement avoir une politique de prévention du harcèlement en milieu de travail et de traitement des plaintes. Même si vous n’avez qu’un seul employé, même si vos employés sont du même sexe!
Alors tant qu’à confier la rédaction du contrat de travail à votre Avocate en droit du travail, confiez-lui également la rédaction de cette politique que votre nouvel employé devra également signer.
Les étapes à respecter pour être conforme en tous points
#1 – Créer son dossier de retenues à Revenu Québec et à l’Agence de revenu du Canada
En devenant employeur, vous êtes tenu d’ouvrir un compte auprès de l’ARC et de Revenu Québec afin de verser les retenues des employés et verser vos cotisations (je traiterai davantage de ces retenues et cotisations dans la section suivante).
Dans le cas de l’ARC, vous devez créer votre compte avant la date d’échéance du premier versement des retenues. Donc, au plus tard, le 15 du mois suivant la première paie.
Bonne nouvelle si vous avez déjà votre numéro d’entreprise (NE), il vous suffira d’ajouter un compte de programme de retenues sur votre numéro d’entreprise existant. Si vous n’avez pas votre NE, vous devrez faire cette demande en plus de demander le compte de programme de retenues sur la paie.
Quant à Revenu Québec, vous devrez également ouvrir un compte avec eux. Vous pouvez cliquer sur le lien suivant pour créer votre compte s’il n’a pas déjà été créé: https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/lm-1/
#2 – S’inscrire à la CNESST
Vous devez vous inscrire dans les 60 jours qui suivent la première journée de travail de votre premier employé. Dépasser ce délai, vous devrez payer des frais de retard d’inscription.
Puisqu’il est possible de s’inscrire jusqu’à 30 jours avant son arrivée en poste, je recommande souvent cette avenue. Dans ce cas, vous devrez connaître la date d’embauche (date de sa première journée de travail).
Vous pouvez cliquer ici pour faire votre demande d’inscription à la CNESST : https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/formulaires-publications/demande-dinscription-cnesst/formulaire-en-ligne
#3 – Choisir sa plateforme de paie et tout mettre en place
Ce n’est pas le choix qui manque, des plateformes de paie, il en existe plusieurs! Il faut donc vous laisser du temps pour analyser ces différentes plateformes et arrêter votre choix en fonction de vos différents objectifs.
En tant qu’employeur, vous aurez l’obligation de remettre à votre nouvel employé, avec son salaire, un bulletin de paie (aussi appelé « talon de paie »). C’est dans ce bulletin de paie que le salarié pourra vérifier le calcul de son salaire et ses déductions.
Le bulletin de paie doit impérativement contenir les informations suivantes :
Le nom du salarié;
Le nom de l’employeur : votre nom personnel si vous êtes une entreprise individuelle, sinon le nom légal de votre entreprise si vous êtes une société en nom collectif ou une société par actions (par exemple, le nom de l’employeur sur la paie de mes employés n’est pas « Jennifer Guay », mais bien « Cabinet juridique Jennifer Guay Inc. »);
Le titre du poste (fonction occupée);
La période couverte par la paie (de quelle date à quelle date);
Le nombre d’heures totales payées;
Si applicable, le nombre d’heures supplémentaires et le taux qui s’applique à ces heures;
Si applicable, le montant et la nature des commissions versées ou autres allocations;
Le salaire;
Le montant total du salaire brut;
Les déductions perçues (nature et montant);
Le montant total du salaire net;
Si l’employé a déclaré du pourboire ou que vous lui en avez attribué : le montant.
Comprendre les implications au niveau fiscal
Retenues à la source, cotisations… ça vous dit quelque chose? Voyons ça de plus près!
Retenues à la source
Les retenues à la source (aussi appelées « déductions ») représentent les sommes que vous avez l’obligation de retenir, à titre d’employeur, sur le salaire versé à vos employés.
On peut donc faire le calcul suivant :
Salaire brut – Retenues à la source = Salaire net
L’employé est tenu de payer ses déductions, mais à titre d’employeur, il est de votre responsabilité de les déduire de son salaire brut et de les verser à Revenu Québec et à l’Agence du Revenu du Canada.
Parmi les retenues à la source les plus fréquentes, on y retrouve, entre autres : le régime des rentes du Québec (RRQ), le régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et les impôts provincial et fédéral.
Cotisations
Vous êtes également tenu de payer certaines cotisations. Il s’agit essentiellement des mêmes retenues que celles prélevées sur le salaire brut de vos employés, mais ces sommes (cotisations) sont payables par vous à titre d’employeur.
Plus brièvement, l’employé et l’employeur contribuent aux mêmes régimes.
Les cotisations à payer par l’employeur sont basées sur le salaire brut de l’employé et le taux de cotisation peut varier en fonction de la masse salariale de votre entreprise, votre secteur d’activités et la nature de votre entreprise.
Voici un outil génial pour calculer les déductions et cotisations : https://www.impot.net/fr/entreprises/das/
Conclusion
C’est unanime, engager son premier employé est une étape déterminante pour tout entrepreneur et entreprise. Mais nous l’avons vu, ça peut vite virer au cauchemar si on ne s’est pas préparé et qu’on n’a pas complété toutes les étapes pour accueillir cette nouvelle personne dans son entreprise en toute légalité.
Pour toutes questions relatives aux retenues à la source, aux cotisations et aux paies, je vous invite à consulter votre comptable.
Pour toutes questions légales relatives au contrat de travail, à la politique de prévention du harcèlement ou concernant vos droits et obligations en tant que nouvel employeur, écrivez-nous!