Vous êtes employeur? Vous fournissez un ordinateur à votre employé? Saviez-vous que les tribunaux ont reconnu le droit des employeurs de vérifier les renseignements conservés dans cet ordinateur et l’utilisation qu’en fait votre employé? Que ce soit pour prouver un geste fautif, comme par exemple une utilisation personnelle du matériel informatique, la vérification ou la surveillance de cet ordinateur devra être justifiée par des motifs raisonnables, ne pas être discriminatoire et être effectuée de manière à sauvegarder la vie privée de l’employé.
Les tribunaux ont déjà admis en preuve les éléments suivants : l’historique des moteurs de recherche, le disque dur de l’ordinateur et ses métadonnées. Cependant, je vous invite à considérer les éléments suivants avant de procéder à la vérification des informations stockées dans l’ordinateur fourni à votre employé ou à la surveillance électronique de celui-ci.
Le droit de propriété
Les droits de gérance de l’employeur ne lui donnent pas un droit illimité de vérifier les informations stockées dans l’ordinateur qu’il fourni à son employé ou d’en surveiller de manière constante l’utilisation. Effectivement, bien que l’ordinateur soit la propriété de l’entreprise, l’employé a le droit de s’attendre au caractère privé de l’information contenue dans cet ordinateur. Donc, le droit de propriété sur l’ordinateur ne donne pas le droit absolu à l’employeur d’en vérifier le contenu ou de le surveiller.
En me consultant, nous analyserons ensemble deux questions essentielles :
L’information à laquelle vous voulez accéder est-elle de nature privée?
La vérification ou la surveillance de l’ordinateur est-elle légitime?
La vie privée de l’employé
Plus l’attente à la vie privée de l’employé est élevée, moins la vérification sera légitime. C’est donc dire que plus les renseignements consultés sont de nature personnelle ou confidentielle, plus l’employé peut s’attendre au respect de sa vie privée.
Après avoir déterminé la nature de votre recherche, en tenant compte de l’impact possible sur la vie privée de l’employé, vous devrez consulter uniquement l’information reliée à l’objet de cette recherche. Pour résumé, il faut des motifs raisonnables pour accéder au contenu de l’ordinateur, et ensuite utiliser des moyens raisonnables pour en faire la vérification.
Pour démontrer le caractère raisonnable de la vérification, je conseille donc aux employeurs de tenir un registre de leur recherche et des informations consultées afin de le déposer en preuve, le cas échéant.
La vérification et la surveillance électronique
La première question que je pose à mes clients est la suivante : quels sont vos motifs pour vérifier ou surveiller l’ordinateur de cet employé?
Les tribunaux n’admettent pas les vérifications de type « parties de pêche » et privilégient des doutes raisonnables quant à un geste fautif de votre employé. L’employeur doit donc avoir un motif raisonnable pour procéder à la vérification ou à la surveillance de l’ordinateur fourni à son salarié, par opposition à de simples soupçons.
Par exemple, vous recevez des plaintes quant à l’utilisation personnelle du matériel informatique d’un de vos employés sur ses heures de travail et souhaitez prouver le vol de temps, vos droits de gérance vous permettent une vérification raisonnable de l’ordinateur qu’il utilise.
Quant à la surveillance électronique, une surveillance continue du matériel informatique à la disposition de vos salariés porte atteinte au droit à la vie privée en plus d’être une condition de travail injuste et déraisonnable. Selon les tribunaux, une surveillance constante n’est pas justifiée. Cependant, une surveillance circonscrite et brève pourrait être justifiée si elle est soutenue par des motifs raisonnables.
Mes conseils
Pour légitimer la vérification du matériel informatique mis à la disposition de leur personnel, je conseille aux entreprises de se doter d’une politique ou directive relative à son utilisation. C’est dans ce document que je vais prévoir le droit de l’employeur de faire une vérification raisonnable du matériel fourni et que l’utilisation de l’ordinateur à des fins personnelles par un employé est interdite. En faisant signer la politique par leurs employés, nous pourrons ainsi prouver leur consentement à la vérification.
Je conseille également aux employeurs d’insérer une clause à cet effet dans leurs contrats de travail et d’ajouter que le matériel et les données qui y transitent peuvent être soumis à une surveillance.
Finalement, je suggère aux entreprises de se doter d’un code de conduite sur l’utilisation d’Internet et des médias sociaux. Ensuite, vous devrez aviser l’employé chaque fois qu’une utilisation prohibée ou inacceptable est constatée.
Conclusion
Deux droits sont en jeu : le droit de gérance de l’employeur et le droit à la vie privée de l’employé. La vérification ou la surveillance sera légitime si le moyen utilisé est proportionnel à une atteinte minimale au droit à la vie privée de l’employé. Cependant, aucune ligne de conduite n’existe pour aider les employeurs à effectuer une vérification ou une surveillance raisonnable. C’est pourquoi je considère essentiel pour les entreprises de se doter d’une politique d’utilisation du matériel fourni aux employés.
L’absence de politique ne vous empêchera pas de sanctionner un comportement abusif. Toutefois, la preuve du consentement à la vérification de ce matériel et son bien-fondé en sera facilitée par la présence d’une telle politique au sein de votre entreprise.
Pour rédiger cette politique d’utilisation et pour ajouter une clause relative à la vérification et à la surveillance du matériel fourni à vos employés dans vos contrats de travail, je vous invite à prendre rendez-vous avec moi pour mettre le tout en place dans votre entreprise.